Ведение и учет трудовых книжек

Первичное оформление трудовой книжки происходит при содействии работодателя в ходе принятия на работу. Процедура должна быть выполнена не позднее, чем через неделю, после принятия человека в коллектив.

Ведение трудовых книжек и процедура их оформления 

В процессе оформления в трудовою книжку должны быть внесены следующие данные: 

• ФИО работника (эта графа заполняется на основании паспортных данных);
• Специальность, профессия, образование (указывается с учетом каких-либо документов об образовании, получении специальности или квалификации). В случае необходимости указывается наличие специальных знаний (если того требует профессия). 

Следующие записи вносятся в трудовую книжку исключительно при наличии соответствующих приказов, будь то повышение, награждение или увольнение. Они должны в точности соответствовать непосредственному тексту указа. Каждое распоряжение следует задокументировать в течение недели. 

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель должен ознакомить своего подчиненного. Производится данная процедура с учетом личной расписки, где в точности повторен текст из трудовой книжки. В случае необходимости на помощь работодателю приходит инструкция по заполнению трудовой книжки

Увольнение сотрудника

Записи об увольнении должны вноситься в соответствии с точными формулировками, предложенными по данному вопросу Трудовым кодексом РФ или каким-либо другим законом, принятым на федеральном уровне.

Таким образом, если:

• работник хочет уволиться по собственному желанию, то рядом с точной формулировкой указывается ссылка на статью 77;
• сам работодатель не желает продолжать сотрудничество, то рядом с полной записью (без каких-либо сокращений) вносится ссылка на 81 пункт Трудового кодекса;
• договор разрывается по обстоятельствам, не зависящим от той или иной стороны, то вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ

В ситуации, когда работник попадает под суд и лишается права вести трудовую деятельно, работодатель расторгает договор и вносит в трудовую книжку информацию о том, на каком основании производится увольнение. Также, указывается, сколько времени бывший работник не будет иметь права занимать конкретную должность.

После официального увольнения работник имеет право получить в свое распоряжение трудовую книжку. Для этого ему придется расписаться в личной карточке, а также в книге учета движения бланков и вкладышей.

Трудовые заслуги

Информация о разного рода поощрениях вносится в трудовую книжку в отдельном порядке с обязательным подтверждением соответствующими документами. Указывается:

• награждение гос.наградами, присвоение почетных званий;
• награждение значками, почетными грамотами, дипломами;
• поощрение любой формой, предусмотренной законодательством или внутренним распорядком компании. 

Информация о премиях, выплачиваемых регулярно или же не предусмотренных принятой во внимание системой оплаты труда, не указывается и не вносится в трудовую книжку.

Учет трудовых книжек

Компания, берущая на работу сотрудников, обязана вести не только учет трудовых книжек, но и соответствующих бланков и вкладышей. Для этого отдельно оформляется: 

• расходная книга, где указываются все операции, напрямую связанные с получением бланков. Каждый процесс должен быть подтвержден серией и номером вкладыша, за что отвечает бухгалтерия;
• книга учета движения вкладышей, где регистрируют сами по себе трудовые книжки и вкладыши, когда-либо выданные организацией. Ведением этой книги должна заниматься кадровая служба или же иное отделение фирмы, занимающееся приемом и увольнением сотрудников. 

Формы означенной документации утверждаются государственными органами РФ. Однако, все они должны быть пронумерованы, заверены соответствующими подписями и прошнурованы. При определенных обстоятельствах книги скрепляются сургучной печатью или опломбировываются.

Лицо, отвечающее за ведение всей необходимой документации, должно ежемесячно предоставлять отсчеты по ведению трудовых книжек в бухгалтерию. При этом в бланках должны быть указаны все выданные или полученные суммы, к которым приложен приходной орден кассы.

Хранение трудовых книжек

Все бланки, вкладыши и трудовые книжки, не полученные работниками после увольнения, должны храниться в кадровой службе или бухгалтерии организации в течение двух лет с момента прекращения договора. После истечения данного срока их переносят в архив и хранят на протяжении 50 лет в установленном законом порядке. Только после пятидесяти лет они подлежат уничтожению.